2014/12/13

クラウドサービスを保育園の「卒園対策」に活用する

娘が保育園最終年度、いわゆる「年長」になりますと、保護者による「卒園対策」がはじまります。なにに対策するかというと、アルバムや記念品作ったり、卒園式後のお祝い会やったりですね。

この辺は保育園による違い、同じ保育園でも年度による違いがあったりして、幼稚園のように画一的なものではないみたいなのですが、通っている保育園は保護者同士も仲がよかったりするため、比較的まじめに「卒園対策」をすることになりました。

なんとなくメモ取ったりしていたら、いつの間にか「書記係」になってしまったのですが、多少なりともプロジェクトマネジメントの経験が生かせるかと思い、いろいろやってみました。

まだ卒園には3ヶ月程度残っていますが、ITやクラウドサービスの活用については見えてくるところがあったので、TIPS的に残しておきます。

「書記」のお仕事

「書記」の仕事は、大きく分けて以下の3つになります。
  1. 議事録を作る
  2. 議事録や資料をまとめて、次年度の人のための参考資料を作成する
  3. アンケートをとる
アンケートは仕事に含まれていなかったのですが、後述するとおり紙ものが多くなったため、アウトプット作りの一環という形で仕事に含まれることになりました。

どのあたりをクラウド化するか

保育園の保護者の集まりのような場は業務と異なり、ITに関するリテラシや知識がバラバラなことは最初から予想されました。

一部の保護者からは「スマホ時代なんだから全部電子化すべき」という声も聞かれ、サイボウズLIVEの採用を提案したりする方もいましたが、実際にやってみますとガラケーを持っている方もいらっしゃいましたし、メールを見ているんだか見ていないんだかよくわからない方など、さまざまな方がいたため、メールを主軸に置きつつ、重要な連絡やアンケートは紙とITとの併用をすることに落ち着きました。

そうなりますと、紙にアウトプットを出力することは必須の要件になります。また、次年度の人の参考資料を作るわけですから、汎用的なデータで作成しておく必要もあります。

サービスの選定


元々Gmailを使っていたこと、アウトプットとして紙や汎用的なフォーマットが前提になることから、Googleドキュメント が中心になりました。その他、ファイル共有のDropboxやアンケートツールの Questant、言わずとしれたノートツール Evernote等を使いましたが、最終的には Evernote+Googleドキュメント に落ち着きつつあります。

インプットはEvernoteへ集約

情報のインプットはいったんEvernoteへ集約します。特に書記の最も大切な仕事の議事はポメラかiPadでメモを起こしEvernoteに書き込みます。ここでPCではなくデバイスを使うのはロケーションの問題が大きいです。

娘が通っている保育園の同級生は25人います。全体会合となりますと親子あわせますと50人~70人ぐらい集まります。これだけの集会をするスペースは近隣にありませんので、カラオケボックスや居酒屋の座敷などで「集会」をすることになります。食事や酒も出てくるような場所で子供も同席となりますと、機動力に欠けるPCはちょっと厳しいです。最初は古いポメラを使って帰宅後にevernoteにデータを移動していましたが、iPad Air 2を入手してからは iPadで直接Evernoteに書き込んでいます。

アウトプットはGoogleドキュメントで作成

Evernoteで作成したメモを元にGoogleドキュメントで議事録を作成します。GoogleドキュメントはMS Office形式やPDF形式への出力に対応していますので、平文とPDFを保護者宛にメールで送付、場合によっては印刷して保育園の個人ボックスで配布します。

アンケートは紙+Googleフォーム

卒園対策では何回かアンケートをとっています。これがくせ者で、紙は配布と回収の手間、オンラインアンケートはリテラシや環境の問題が発生しています。これについては完全な解はないのですが、現在は紙(もちろんGoogleドキュメントで作成)とGoogleフォームによるオンラインアンケートを併用しています。Questantを使ったりもしましたが、Googleフォームで十分だというのが結論です。

総括

最初は議事録作るのにWordないし困ったというところからGoogleドキュメントを使い始めたのですが、思った以上にGoogleを活用することになりました。特にGoogleフォームはアンケート専業会社が提供しているASPと遜色のない出来で驚きました。とはいえメモを書いたりとかのちょっとしたインプットには向いていませんので、そこはEvernoteと組み合わせるのがいいと思います。Evernote+Googleで、だいたいのことはできてしまうのではないでしょうか。

課題

情報リテラシが低い人に配慮しますと、どうしても情報セキュリティ面で甘くなります。議事録とかもクラウド上で共有配布した方がいいと思うのですが、パスワードかけたら見られなくなったとか発生しかねませんのでメールで配布するのが精一杯という感じです。

あと、Googleもそうですが、新しいモバイル向けサービスはほとんどがガラケーに対応していませんが、現在でも意外とガラケー使っている人が多いので、使えると思ったサービスが使えなかったりとか結構あります。アンケート通知に「わからなかったらメールで直接回答してください」とか配慮が必要です。